県立学校教職員の在職証明書発行のご案内

県立学校での勤務に関する在職証明書が必要な方に、在職証明書を発行いたします。
発行には、通常1週間程度かかりますので、余裕をもって申請してください。

※過去の勤務や勤務形態によって、通常よりも時間がかかる場合もございます。
※特に年度末及び年度当初は大変込み合うため、2～3週間程度かかってしまう場合もございます。

※市町村立小中学校での勤務に関する在職証明書については、管轄の教育事務所に申請してください。

証明書の種類

在職証明書（勤務していたことを証明するもの）

申請できる方

県立学校に本採用、臨時的任用及び非常勤講師で勤務されていた方

※市町村立小中学校での勤務に関する在職証明書については、管轄の教育事務所に申請してください。
※また、埼玉県教育委員会の発令については、最後に在籍した学校を所管する課所で一括して証明します。（さいたま市を除く）
   そのため、複数の学校勤務に関する在職証明書が必要な方で、最後に在籍した学校が県立学校の場合は県立学校人事課に、
   市町村立小中学校の場合は最後に在籍した学校を所管する教育事務所に申請してください。

南部教育事務所

西部教育事務所

北部教育事務所

東部教育事務所

※当課では、さいたま市立学校での勤務に関する証明はできません。さいたま市教育委員会に連絡してください。

申請方法

以下の書類を郵送してください。

送付する書類

1. 在職証明書発行申請書（エクセル：14KB）（エクセル：13KB）
   ※ただし、これによりがたい場合は次の事項を記載した任意様式で提出してください。
   • （1）申請日
   • （2）氏名・フリガナ（勤務当時の氏名が現在の氏名と異なる場合は、勤務当時の氏名も記入してください。）
   • （3）生年月日
   • （4）連絡先（自宅、携帯電話、勤務先のいずれか）
   • （5）証明が必要となる勤務歴（勤務期間、学校名及び職名）
   • （6）証明が必要となる理由
   • （7）職員番号（不明な場合は記入不要です。）
2. 本人確認書類（運転免許証、パスポート等の写しなど顔写真付きのもの）
3. 提出先指定の様式及び記入要領（指定がない場合は、当課の様式となります。記入要領がない場合は提出不要です。）
4. 返信用封筒（切手を貼付し、住所と宛名を記入してください。）
   ※速達や簡易書留等による返信を希望する場合は、その料金分の切手も貼付してください。

送付先

〒330-9301（郵便番号＋課名で届きます）
県立学校人事課   総務・人事給与情報システム担当

※市町村立小中学校での勤務に関する在職証明書は、管轄の教育事務所に申請してください。
※また、複数の学校勤務に関する在職証明書が必要な方で、最後に勤務した学校が市町村立学校の場合は、
   管轄している教育事務所に申請してください。（管轄している教育事務所で一括して証明します。）

注意事項

発行のための手数料はかかりません。
ただし、申請及び返信のための切手は申請者の負担となります。
なお、普通郵便による返信での郵便事故については、責任を負えません。
郵便事故が心配な場合は、簡易書留や特定記録等による返信を検討してください。
（簡易書留等を希望する場合は、返信用封筒にその料金分の切手を貼付してください。）

よくある質問

Q.急いでいるので早めに発行してもらえませんか？
A.あらかじめ申請書をファックス等で送付していただき、返信用封筒が届き次第投函するなど可能な限り対応いたします。
   ただし、証明事項の確認等の事務処理がありますので、持参して即時発行はできません。

Q.未来の日付で証明書を発行してもらえませんか？
A.未来の日付では発行できません。

Q.証明してほしい期間が現時点では満了していないが、期間を満了した証明書がほしい。
A.期間が満了していない場合は、発行日時点での期間満了予定としての証明書となります。

Q.県立学校のほかに市町村立小・中学校の勤務もある場合、その分の在職証明書は発行してもらえませんか？
A.最後に在籍した学校が県立学校の場合は、市町村立小中学校（さいたま市を除く）分も一括して当課で発行いたします。
   なお、最後に在籍した学校が市町村立小中学校（さいたま市を除く）の場合は、
   管轄の教育事務所において県立学校分を含めて一括して証明しますので、管轄の教育事務所に申請してください。

Q.退職後に結婚をしたので変更（改姓）後の姓で証明してほしい。
A.在職証明書は、勤務当時の氏名で証明します。

Q.顔写真付きの本人確認書類がない場合、どのようにしたら良いですか？
A.健康保険証や年金手帳等の本人確認書類の写しを二点同封のうえ、申請してください。